¿Cómo puedo reducir costes y gastos en mi clínica veterinaria?
¿Qué son los costes?
¿Qué son los gastos?
Costes:
El coste o costo es el valor monetario de los consumos sistemáticos de aquellos factores que permiten el ejercicio y el buen funcionamiento de nuestra clínica veterinaria. En fin, es el sacrificio económico incurrido para producir este bien o servicio que queremos brindar.
Costes directos e indirectos:
El coste directo proviene de aquellos consumos derivados del ejercicio directo de la profesión y se le puede imputar a algo en concreto por ejemplo: durante el proceso de vacunación consumimos la vacuna, una jeringa y una aguja (costes directos), sin embargo si la consulta se ensucia durante el día, debemos limpiarla y se consumirían productos de limpieza, costes indirectos. Estos costes indirectos no pueden ser asignados a un producto o servicio en si, por lo que son distribuidos a través del cuadro primario de costes y se reparten al costo general simplemente se consideran gastos.
Costes fijos y variables
Los costes variables, derivan del ejercicio directo de los servicios veterinario y en dependencia del volumen de trabajo que realicemos diariamente, por ejemplo si realizamos una sola cirugía OHT consumiremos hilo de sutura, paños de campos y otros materiales gastables (gasa, algodón etc.) y a mayor cantidad de cirugías que realicemos en el día mayor será la cantidad de materiales gastables que consumiremos por ello si realizamos veinte OHT se incrementarán ese día los costes variables considerablemente. Sin embargo los costes fijos estarán siempre hagamos o no las cirugías, como por ejemplo el consumo de la electricidad, los salarios, el alquiler del local etc.
Ejemplos de costes en una clínica veterinaria:
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Materias primas, medicamentos y material gastable
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Mano de obra (salario)
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Amortizaciones (coste prorrateado en el tiempo, derivados del empleo de un activo fijo, por ejemplo un equipo de Rayos X etc.)
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Financieros o bancarios (derivado de recursos financieros externos, prestamos)
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Costes de oportunidad (derivado de una alternativa económica no elegida, por ejemplo si disponemos de un local propio y no lo alquilamos a terceros para hacer una clínica)
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Otros (+ de 20)....
Materias primas, medicamentos y material consumible
Existen muchas maneras de reducir costes en las materias primas. Debemos aprender a optimizar los consumos pasando por la protocolización del servicio (evitando despilfarros), elaborar fichas de costes de los servicios más facturables, implementar una estrategia de negociación con proveedores que me permitan reducir laboratorios y concentrar pedidos, disfrutar de descuentos en facturas y otros beneficios, así como trabajar con marcas blancas siempre y cuando no se renuncie en calidad, debido a que lo barato en ocasiones sale más caro. En un final lo que buscamos con ello es reducir costes y gastos de compras al máximo posible. El disminuir el stock (inventarios) al mínimo posible e incrementar la rotación de los productos al máximo alcanzable, permite disponer de ese dinero que tenemos paralizado en el almacén y aunque no es un ahorro directo en las materias primas, nos permite reducir el coste de oportunidad ya que ese dinero lo podemos emplear en otras áreas más rentables. También podemos reducir costes de medicamentos aligerando el espectro farmacológico con el que trabajamos, disminuyendo el botiquín de la consulta, y haciendo un listado central de medicamentos o simplemente ubicando un botiquín único y/o central si disponemos de varias consultas...Además se pueden realizar muchas acciones más si nuestra prioridad es reducir costes....puede consultarnos y le enseñaremos con gusto..
Mano de obra (salario)
El despedir empleados y/o reducir el salario suele ser una medida de desesperación en una gestor veterinario y no es lo más recomendado en las clínicas, sin embargo a menudo muchos propietarios recurren a esta acción equivocadamente debido a que es una reducción de costes muy fácil.
Se puede reducir costes en nuestra mano de obra de otras maneras tales como incrementando la productividad de nuestros empleados lo que a su vez permite no despilfarrar tiempo de consulta y servicios.
También se pueden reducir horarios laborales y disminuir con ello el salario bruto que se percibe y/o incrementar las funciones y tareas para cubrir el tiempo ocioso disponible pero como bien hemos dicho, no es recomendable si realmente es un empleado productivo. Existen estrategias y sistemas de pagos que optimizan mejor el tiempo a través de un salario base y una vinculación con los servicios que se ejecutan. Sin bien esto no dismunye el coste, si puede incrementar la productividad. Por lo general los mayores gastos salariales recaen sobre los servicios clínicos veterinarios y sin embargo desaprovechamos al veterinario haciendo labores que puede asumir un auxiliar técnico veterinario (ATVs) bien preparado, tales como: tomar una vía, inyectar una mascota o hacer procedimientos comunes. La proporción de ATVs - Veterinario debe ser 2:1 y en ocasiones tenemos muchos veterinarios desaprovechados y/o pocos ATVs en el servicio.
Tambien algunos empleados pueden contratarse como autónomos y así el peso de los gastos de su seguridad social no recaería sobre nuestros costes fijos. El pago por objetivo a alcanzar provoca el empleado sea más productivo siempre y cuando sean metas alcanzables y se controle bien. Algunos servicios que requieren mano de obra pueden optimizarse, externalizarse o automatizarse y prescindir de ese gasto de tiempo y recursos.....¿Cómo aprender a optimizar el coste de salario y hacer más eficiente a nuestros veterinarios?...puede consultarnos y le enseñaremos con gusto (haga clic aquí)..
Amortizaciones y costes bancarios
Por lo general cuando compramos un equipo para nuestra clínica empleamos nuestros ahorros o solicitamos un préstamo. Si solicitamos este dinero a un banco debemos pagarlo en cuotas periódicas a este banco. Si queremos reducir este coste lo mejor será no planificar inversiones en el año en curso o limitarlas.
Para amortizar rápidamente una inversión debemos darle la utilidad (productividad) que dicha inversión se merece y reducir al mínimo el tiempo que nuestro equipo (ej. ecógrafo) está sin producir. Para ello debemos ofertar el servicio a terceros o reducir tanto su coste y los precios que los procedimientos se incrementen proporcionalmente junto con la calidad del servicio prestado.
Se pueden reducir costes bancarios a través de negociación con nuestro banco o simplemente cambiando de este, podemos además disminuir el coste del TPV, así como eliminar o reducir todos aquellos costes relacionados con las comisiones que el banco nos cobra en el servicio.
Optimización y estandarización de procedimientos comunes
El estandarizar y protocolizar los procedimientos permitirá ser más ágiles, rápidos, eficientes y profesionales. A su vez esto reducirá el tiempo y a los costes relacionados con el servicio. El disponer de techos de gastos en determinados procesos nos hará más racional a la hora de tomar decisiones. También existen gastos comunes que apenas les prestamos la debida atención como reducir el consumo eléctrico, telefónico, materiales de oficina, agua, alquileres de equipos y otra docena más....
Otros costes de gran peso
¿Cómo reducir los costes y gastos en una clínica veterinaria?
Gastos:
Un gasto es una salida de dinero que nuestra clínica veterinaria (empresa) debe pagar por un artículo o por un servicio. También se denomina gasto a la anotación o partida contable que disminuye el beneficio. Estos gastos se hacen con una finalidad "obtener ingresos" por lo tanto es un dinero que se recuperará a largo plazo y deberemos verlo como una inversión necesaria para poder alcanzar los objetivos empresariales.
Por lo general el coste se le atribuye al dinero necesario para producir un producto (materias primas, insumos y mano de obra) y el gasto es el que emplea para la distribución, venta del producto y la administración. Esto en una clínica veterinaria donde se adquieren productos y estos a su vez son parte de nuestro "producto" el cual es un bien o servicios es bastante difícil de separar y por lo general no se hace. A manera de ejemplo citaremos la vacunación para que sea más comprensible:
Durante una vacunación incurrimos en gastos pero este puede ser mayor, o menor en relación a la capacidad de trabajo y protocolización o estandarización que tengamos del servicio. Si gastamos demasiado alcohol y algodón, si dañamos varias vacunas o simplemente si utilizamos más de una jeringa en el proceso vacunal se nos encarecería el servicio desde 5 - 50%. Esto parece obvio pero muchas clínicas veterinarias realizan cientos de procedimientos diarios e incurren en demasiados gastos cuando el servicio no lo tienen adecuadamente estandarizado.
Nuestra vacuna y los materiales necesarios para aplicarlas tienen un costo y el servicio en general tiene un costo (directo e indirecto) pero si despilfarramos recursos incrementamos el coste variable y en un final gastamos más recursos de los establecidos, sin embargo ello no es responsabilidad del cliente, por lo tanto este pagará el acto vacunal gastemos más o menos recursos por lo que el incremento de gastos innecesarios nos reduce el margen de beneficios.
Ahora....una vez que compramos esa vacuna y los materiales necesarios y están en el almacén de nuestra clínica, los cuales hemos adquirido a un coste X, si incurrimos en más salida de dinero en lo adelante se denominaría gastos....y estos sería el salario que debemos pagarle a los empleados, la factura telefónica, el alquiler del local etc.
